Hermes

U OKVIRU OPŠTIH POSLOVA NALAZE SE MODULI

• Pisarnica
• Organi rešavanja (Pisarnica)
• Unos pošte
• Arhiva
• Evidencija radnih knjižica

PISARNICA

Modul koji predstavlja osnovu celog informacionog sistema. Kroz ovaj modul se vrši zavođenje svih pismena koji stižu u opštinsku upravu – formiraju se predmeti, unose se osnovni podaci o predmetu, i prosleđuju organima na rešavanje. Omogućava se praćenje rešavanja predmeta, rad referenata na predmetu, unose načini rešavanja, eventualno prosleđivanje na rešavanje drugim instancama, i na kraju vrši arhiviranje predmeta.
Postoji puno kriterijuma za pretragu, odnosno za Odabir predmeta, kao što su: Podnosilac, Broj predmeta, Adresa predmeta/Kratak sadržaj itd., zatim prema mestu nalaženja, da li su to predmeti u pisarnici, kod organa, izdati na revers, što omogućava brzu i laku pretragu podataka.
Postoji minimalna mogućnost greške zbog odgovarajućih zabrana prilikom unosa podataka.
Prosleđivanje referentu je bitno jer se na pregledu premeta može videti kod kog referenta je predmet, a i iz razloga definisanja prava pristupa predmetima iz drugih modula sistema.
Postoji mogućnost kreiranja različitih izveštaja definisanjem parametara od strane samog korisnika, kao na primer: Izveštaj otvorenih predmeta, Izveštaj rešenih/nerešenih predmeta, Zbirni statistički pregled predmeta, Izveštaj po obrađivačima i ostali izveštaji propisani Uredbom o kancelarijskom poslovanju (Obrazac 22, Obrazac 29...). Svaki od njih ima više kriterijuma za generisanje, sa grafičkm prikazom.

ORGANI REŠAVANJA

Modul Organi rešavanja omogućava uvid u predmete zavedene u pisarnici i prosleđene referentu prema pravima pristupa. Pored toga, ovaj modul služi za obradu predmeta od strane referenata – obrađivača.
Prava pristupa predmetima se definiše u tri nivoa – nivo obrađivača predmeta (može da pristupi samo onim predmetima koji su njemu upućeni na rešavanja), nivo administratora (uvid u sve predmete u okviru sekretarijata i pravo raspoređivanja predmeta obrađivačima), nivo superadministratora (pravo uvida u sve zavedene predmete bez mogućnosti menjanja podataka).
Postoji mogućnost vođenja predmeta kroz popis akata i po skraćenom delovodniku.
Napredne mehanizme pretraživanja predmeta po raznim kriterijumima, uz mogućnost njihovog kombinovanja i zadavanja samo dela reči za pojedine kriterijume.
Registar lica (pravnih i fizičkih),u kojem su osnovni podaci o svim pravnim i fizičkim licima koja se pojavljuju u sistemu (radnici lokalne uprave, podnosioci zahteva u pisarnici, lica u matičnim knjigama i knjigama i državljana, stanovnici i birači, investitori, vlasnici, lica na zapisnicima inspekcija i slično).
U takvom registru, osim izmena i ispravki podataka postoji još i funkcionalnost prevezivanja lica, kao i genereisanja LIB-a (lični identifikacioni broj) koji služi za pristup web portalu lokalne uprave.

UNOS I PREGLED POŠTE

Unos i pregled pošte - zavođenje i pregled pošte na ličnost i na funkciju, zavođenje knjiga i časopisa, kao i ekspedicija pošte. S obzirom da se zavođenje vrši na jednom mestu, a pregled na drugom, postoje dva modula. Modulu za pregled pošte imaju pristup samo oni koji primaju neku poštu, i to imaju samo pristup pošti koja je stigla na konkretno ime ili funkciju.
Pošta koja stiže razvrstava se prema tipovima:

• Pošta na ličnost – evidencija primljene pošte koja se prosleđuje službeniku opštine
• Pošta na funkciju – evidencija primljene pošte koja se prosleđuje nekoj od funkcija (npr. predsedniku opštine, načelniku opštinske uprave, građevinskom inspektoru itd.).

Svi uneti podaci o prispeloj i ekspedovanoj pošti kasnije se mogu pretraživati i menjati. Na osnovu tih podataka štampaju se izveštaji o prispeloj pošti, ekspedovanoj pošti, prispelim knjigama i časopisima itd.

Podatke o prispeloj pošti mogu da pregledaju lica kojima je pošta stigla i to isključivo o onoj koja je njima upućena, što se obezbeđuje definisanjem korisiničkih prava na sistemu

MATIČNE KNJIGE (ROĐENIH,VENČANIH I UMRLIH) Ovo su moduli koji omogućavaju kompletno vođenje matičnih knjiga - vršenje osnovnih upisa, izmena, štampanje izvoda i to kako ćiriličnih i latiničnih, tako i po Bečkoj i Pariskoj konvenciji, i razne varijante dvojezičnih izvoda. Takođe omogućeno je vođenje naknadnih upisa, kontrola štampe naknadnih upisa, unošenje stranih naziva i štampanje statističkih listića.
Posebna pogodnost jeste vođenje matičnih knjiga po mesnim kancelarijama. S obzirom na tehnološko rešenje, naš sistem se jednostavno može koristiti na udaljenim lokacijama ukoliko se te lokacije povežu u lokalnu mrežu sa zgradom opštinske uprave (wireless, iznajmljena linija i sl.).

KNJIGA DRŽAVLJANA Ovaj modul omogućava osnovni upis, izmene, štampanje uverenja o državljanstvu.Integrisan je sa matičnim knjigama u onom delu koji se odnosi na izdavanje uverenja o državljanstvu po osnovu upisa u matičnu knjigu rođenih.

UPRAVNI POSTUPAK ZA MATIČARE
Kroz modul Upravni postupak – matičari, izdaju se rešenja i druga dokumenta koja se tiču upravnih postupaka iz oblasti građanskih stanja. Pretraživanja predmeta po raznim kriterijumima, uz mogućnost njihovog kombinovanja i zadavanja samo dela reči za pojedine kriterijume. Sistem pruža jednostavno ažuriranje šifarnika i registara neophodnih za rad. Štampa dokumenata – Korisnik bira dokument, odnosno rešenje koje želi da odštampa. Koristeći ovaj sistem, korisnik može da ima evidenciju o svim izdatim aktima na odabranom predmetu.

REGISTAR STANOVNIKA I BIRAČKI SPISKOVI

Vođenje jedinstvenog registra stanovništva ( evidencija maloletnih), i odvojenih biračkih spiskova - sa svim potrebnim operacijama koje se odnose na pretraživanje aktivnih i pasivnih birača, pregled istorije promena, kao i ažuriranje BS - unos novih, promena podataka, dopune i ispravke, brisanje, doseljavanje - odseljavanje, promena statusa i slično. Za svaku promenu može da postoji definisano rešenje ili neki drugi dokument koji se može ispraviti pre štampe. Takođe se može štampati i potvrda o biračkom/izbornom pravu. Moguće je dobijanje različitih konfigurabilnih izveštaja iz navedene evidencije ( dnevne promene, probni izvodi iz BS, i izveštaji o biračima po mestu, ulici, kućnom broju, biračkom mestu, statusu i sl.).

IZBORNA PROCEDURA

Izborna procedura je modul za pripremu izbora i oslanja se na podatke iz modula registar ulica i kućnih brojeva i birački spiskovi. U njemu se zakazuju izbori, definišu birački statusi i biračka mesta (izborne jedinice) koje učestvuju na zakazanim izborima. Zaključuje se birački spisak, štampa rešenje o zaključenju BS, evidentiraju naknadne izmene u BS (po rešenju suda), pripremaju i štampaju obaveštenja biračima, prva strana i zaključni list izvoda iz BS. Moguć je unos kandidata za lokalne izbore i provera potpisa za njih. Izgled štampanih izvoda iz BS je konfigurabilan.

REGISTAR ULICA I KUĆNIH BROJEVA

Centralni registar ulica i kućnih brojeva je važan deo informacionog sistema lokalne uprave. U njemu se ažuriraju nazivi ulica, dodaju nove ulice, ažuriraju kućni brojevi i veza kućnih brojeva sa biračkim mestima.
Puna adresa se sastoji iz države, okruga, opštine, mesta, mesne zajednice, ulice, kućnog broja, slovne oznake broja, ulaza, sprata i stana, pri čemu su propisima definisane moguće vrednosti za kućne brojeve i slovne oznake.
Nova naselja, mesne zajednice, ulice, izborne jedinice i biračka mesta se dodaju kroz šifarnike.
Veze između pojedinih kućnih brojeva (sa slovnom oznakom ili bez nje) i biračkih mesta se mogu uneti pojedinačno ili grupno, cela ulica, deo ulice (od broja do broja), ili samo parni/neparni brojevi. Tako uneta veza se može sačuvati u izbornoj šemi, promeniti je, pa se kasnije lako vratiti na staro, ili imati nekoliko različitih izbornih šema za različite nivoe izbora.
Takođe postoji i prevezivanje lokacija (ulice, mesne zajednice, naselja), ali i prevezivanje biračkih mesta, kao i izveštaj o adresama koje nemaju vezano biračko mesto.

SEDNICE SKUPŠTINE, VEĆA RADNIH TELA I POSLOVI PREDSEDNIKA

Vođenje evidencije o radu organa Opštine - Skupštine opštine, Predsednika opštine i Opštinskog veća, rešenje sadrži evidenciju o sednicama i donetim aktima, uz mogućnost pretraživanja po ključnim rečima sadržanim u nazivu ili sadržaju dokumenta. U ovom modulu vodi se evidencija o svim sednicama kao i pripremanju i zakazivanju sednica. Obaveštavanje odbornika skupštine ( članova veća i radnih tela ) je omogućeno preko štampe tipskog obaveštenja sa unetim osnovnim podacima o zakazanoj sednici i izvodom iz predloženog dnevnog reda, kao i mogućnosti slanja SMS poruka sa obaveštenjem. Prati se dnevni red i tok sednice kao i zapisnik koji se generiše nakon održane sednice.Treba napomenuti da je moguće generisati razne vrste izveštaja o prisustvovanju sednicama kao i uvođenju raznih šifarnika koji se prate tokom vođenja sednice.

JAVNE NABAVKE

Modul koji omogućava evidenciju svake nabavke pojedinačno sa svim neophodnim podacima: broj i opis nabavke vezan za odgovarajuću odluku o pokretanju postupka, vrsta nabavke (mala, velika) , vrsta postupka (otvoreni, restriktivni...), predmet nabavke (dobra, usluge...), procenjena vrednost (budžetska pozicija), zatim, članovi komisije i štampanje odgovarajućeg rešenja o formiranju komisije, rok za dostavljanje ponuda, datum otvaranja, datum objavljivanja u službenom glasniku, datum donošenja odluke, datum donošenja odluke o dodeli ugovora, kriterijumi odlučivanja, neophodna dokumentacija, načini oglašavanja, itd.
Nakon evidencije nabavke, evidentiraju se ponude koje su stigle za konkretnu nabavku.

JAVNE POVRŠINE

Ovo je još jedan modul u kojem se vode upravni postupci, donose i štampaju odgovarajuća rešenja, zaključci, itd. Ovaj modul tretira oblast zauzeća javnih površina. Aplikacija za evidenciju javnih površina zasniva se na aplikaciji pisarnica tj. kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor, otvaranje, povezivanje predmeta, dodavanje akata itd. Postoji mogućnost ažuriranja podataka, unos novih zapisnika, ali i pregled i ažuriranje onih koji su uneti ranije i mogućnost povezivanja sa izabranim predmetom. Evidencija o objektima se vod kroz registar objekata koji se koristi i u aplikacijama, izgradnja i legalizacija, građevinska inspekcija, imovinsko-pravni poslovi, komunalna inspekcija, gde je moguće uneti novi objekat, izmeniti ili obrisati postojeći, dok se podaci o oblasti delovanja, referentima i tipovima objekata ažuriraju kroz šifarnike.
Rešenja i potvrde se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Šablon se popunjava podacima o predmetu, licu na koje se predmet odnosi, punomoćniku i objektu koji su uneseni u sistem kroz zapisnik i aplikaciju Pisarnica. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor ili MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva ona verzija dokumenta koja je odštampana, ali se šablon ne menja.

IZGRADNJA I LEGALIZACIJA OBJEKATA

Ovo je modul koji mora biti prilagođen odredbama zakona i propisa iz te oblasti. Oslonjen je na podatke iz pisarnice, tj. pronalaženjem odgovarajućeg predmeta koji je zaveden kroz modul Pisarnica, započinje proces izdavanja potrebnih rešenja i akata. Potrebno je uneti podatke o licima koja se pojajavljaju u tom predmetu (investitori, vlasnici...), a zatim i podatke o samom objektu (spratnost, namena, katastarska parcela, katastarska opština i sl.). Na taj način formira se jedinstven registar svih objekata na području opštine, koji su opštine u obavezi da poseduju.
Kroz ovaj modul se izdaju sledeća dokumenta: Akt o urbanističkim uslovima, Odobrenje za izgradnju, Prijava početka izvođenja radova, Potvrda o prijemu, itd.
Dokumenti vezani za izgradnju i legalizaciju se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Šablon se popunjava podacima o predmetu koji su upisani kroz aplikaciju. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva ona verzija dokumenta koja je odštampana, ali se šablon ne menja.

NAKNADE ZA KORIŠĆENJE GRADSKOG GRAĐEVINSKOG ZEMLJIŠTA

Ovaj modul omogućava obračun naknada za korišćenje gradskog građevinskog zemljišta i to koristeći registar objekata u kome se nalaze svi objekti za koje se obračunavaju naknade. Omogućen je uvid u kartiu svakog korisnika, kao i pregled i evidenciju uplata. Takođe, kamate se automatski obračunavaju na osnovu koeficijenta porasta cena na malo, a u odnosu na prekoračenje roka za uplatu. Uplate automatski pokrivaju prvo kamate, a zatim osnovicu, a takođe, s obzirom da se vode kartice korisnika, i pretplata se evidentira na stanju korisnika. Pomoću šifarnika je moguće definisati zone za naknade, koeficijente porasta cena na malo, cene stambenog i poslovnog prostora po m2 i ostale bitne parametre.

NAKNADE ZA KOMUNALNE USLUGE I PIJAČNE TAKSE

Ovaj modul omogućava obračun naknada za komunalne usluge, koje uključuju vodosnabdevanje, usluge održavanja kanalizacione mreže, usluge iznošenja čvrstog otpada i dimničarske usluge. U odnosu na to kojoj kategoiji pripadaju korisnici, moguće je definisati cene usluga, u odnosu na koje će biti obračunate naknade. Omogućeno je formiranje računa, obračun kamata i praćenje kartica korisnika sa mogućnošću da se u svakom trenutku dobije izveštaj o bilo kom korisniku, kao i zbirni izveštaj svih korisnika. U okviru ovog modula moguće je obračunati i naknade od pijačnih taksi, i to za dnevni zakup i mesečni zakup. Takođe je uključeno formiranje računa, kao i svih relevantnih izveštaja.

GRAĐEVINSKA INSPEKCIJA

Modul u kome se postupa po predmetu koji je otvoren po službenoj dužnosti ili po zahtevu građana, i omogućava štampu određenih rešenja iz te oblasti. Ovaj modul koristi registar objekata koji je formiran u modulu zgradnja i legalizacija objekata, ili direktnim unosom.
Za potrebe inspekcijke službe moguće je implementirati i slanje MMS poruka, putem mobilnog telefona, tj. tamo gde postoji potreba da se hitno sa terena uputi neka digitalna fotografija, i time ta fotografija postaje akt priložen uz odgovarajući predmet.
Aplikacija za građevinsku inspekciju se u velikoj meri zasniva na aplikaciji pisarnica, tj. kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor i otvaranje predmeta za koji se potom omogućava dodavanje novih akata, unošenje roka i načina rešavanja, dostavljanje organu van OU, vraćanje pisarnici po rešavanju, povezivanje sa drugim predmetima, pregled svih dokumenata (primljenih i izdatih) i kompletan pregled predmeta.
Dokumenta (potvrde, izveštaji, rešenja, obaveštenja, zaključci) se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Šablon se popunjava podacima o predmetu koji su upisani kroz aplikaciju Pisarnica ili preko zapisnika. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor ili MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva ona verzija dokumenta koja je odštampana, ali se šablon ne menja.

KOMUNALNA INSPEKCIJA

Analogno modulu Građevinska inspekcija, ovaj modul se oslanja na modul Pisarnica i registar komunalnih objekata. Neka od rešenja koja se generišu kroz ovaj modul se odnose na: Letnje bašte, Građevinki materijal, Tezge, Rashladne vitrine, Reklamni panoi, Atmosferski kanali, itd
Aplikacija za komunalnu inspekciju se takođe, zasniva na pisarnici tj. kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor i otvaranje predmeta za koji se potom omogućava dodavanje novih akata, unošenje roka i načina rešavanja, dodeljivanje aktivnog predmeta inspektoru, dostavljanje organu van OU, vraćanje pisarnici po rešavanju, povezivanje sa drugim predmetima, pregled svih dokumenata (primljenih i izdatih) i kompletan pregled predmeta.
Evidencija o objektima se vodi kroz registar objekata koji se koristi i u aplikacijama, izgradnja i legalizacija, građevinska inspekcija, imovinsko-pravni poslovi, javne površine, gde je moguće uneti novi objekat, izmeniti ili obrisati postojeći, dok se podaci o oblasti delovanja, referentima i tipovima objekata ažuriraju kroz šivarnik
Dokumenta (potvrde, zahtevi, rešenja, zaključci.) se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Šablon se popunjava podacima o predmetu koji su upisani kroz aplikaciju Pisarnica ili preko zapisnika. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor ili MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva ona verzija dokumenta koja je odštampana, ali se šablon ne menja.

EKOLOŠKA I SAOBRAĆAJNA INSPEKCIJA

Kroz ova dva modula vode se upravni postupci iz oblasti ekološke i saobraćajne inspekcije. Aplikacije za ekološku i saobraćajnu inspekciju se u velikoj meri zasnivaju na pisarnici tj. kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor i otvaranje predmeta za koji se potom omogućava dodavanje novih akata, unošenje roka i načina rešavanja, dostavljanje organu van OU, vraćanje pisarnici po rešavanju, povezivanje sa drugim predmetima, pregled svih HTML dokumenata (primljenih i izdatih) i kompletan pregled predmeta.
Kroz ovu aplikaciju, obavlja se unos novih zapisnika, ali i pregled i ažuriranje onih koji su uneti ranije i povezani sa izabranim predmetom Kada se odabere predmet, sistem prikazuje sve potojeće zapisnike sačinjene za taj predmet, tako da korisnik može da odabere postojeći zapisnik i nešto na njemu izmeni, ili da upiše podatke za potpuno novi zapisnik. Takođe, moguće je i izbrisati neki postojeći zapisnik.

Dokumenta (potvrde, izveštaji, rešenja, obaveštenja, zaključci) se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Šablon se popunjava podacima o predmetu koji su upisani kroz aplikaciju Pisarnica ili preko zapisnika. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor ili MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva ona verzija dokumenta koja je odštampana, ali se šablon ne menja.

Poslovi koji se obavljaju su u skladu sa Zakonom o eksproprijaciji i Zakonom o planiranju i izgradnji. U aplikaciju se unose podaci iz predloga za eksproprijaciju (korisnik eksproprijacije, sopstveniku nepokretnosti itd.). Zatim se unosi zapisnik sa rasprave i omogućeno je štampanje rešenja i potvrda o eksproprijaciji. Prati se eventualno podnošenje žalbe i sporazumno određivanje naknade.
Aplikacija za evidenciju imovinsko pravnih odnosa se zasniva na aplikaciji pisarnica, tj. kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor, otvaranje, povezivanje predmeta, dodavanje akata itd.

Evidenciju o parcelama se vodi i kroz registar objekata koji se koristi i u aplikacijama, izgradnja i legalizacija, građevinska inspekcija, javne površine, komunalna inspekcija,gde je moguće uneti novi objekat, izmeniti ili obrisati postojeći, dok se podaci o oblasti delovanja, tipovima objekata, i vrstama akata ažuriraju kroz šivarnike
Rešenja, potvrde i druga dokumenta iz sistema se štampaju u unapred definisanoj formi, odnosno prema postojećem šablonu. Tekst dokumenta se može menjati kroz HTML editor koij je nalik na MS Word. Nakon štampanja dokumenta, uz predmet se čuva dokument sa međuverzijama, ali se šablon ne menja.
Za neke opštine smo razvili poseban sistem tzv. registar gruntovnih parcela po zemljišno - knjižnom sistemu, gde postoji veza između katastarskih parcela novog, starog premera i zemljišno - knjižnih parcela.

BORAČKO INVALIDSKA ZAŠTITA SA LIKVIDATUROM

Na osnovu formiranog dosijea sa osnovnim podacima korisnika boračko invalidske zaštite (prava, osnovni iznosi, itd.) i na osnovu dopisa vlade koja jednom mesečno propisuje načine obračuna za svako pravo posebno, vrši se obračun iznosa za svakog korisnika po svakom pripadajućem pravu. Modul omogućava vođenje postupaka i izdavanja rešenja iz ove oblasti.
Kroz opcije modula Pisarnica, vrši se pretraživanje, izbor, otvaranje, povezivanje predmeta, dodavanje akata itd. Izborom osnova korišćenja prava otvara se dosije u kome je moguć unos i ispravka svih relevantnih podataka o korisniku prava. Na osnovu ovakvih dosijea moguće je štampati tipske dokumente (rešenja, potvrde, dopisi i slično, kao i koverte i dostavnice tih dokumenata), koji se izdaju u službi koja se bavi ovom oblašću.
Kroz opcije aplikacije likvidatura moguće je raditi obračun boračkih dodataka koji su propisani republičkim zakonima. Unosom koeficijenata, dopunske osnovice, osnovice MNP dobijamo izvještaje za različite periode u vezi sa mesečnim novčanim primanjima, naknadama troškova smeštaja, naknadama pogrebnih troškova itd.

PORODILJSKI DODATAK SA LIKVIDATUROM

Modul koji služi za unos i pregled podataka o porodiljama i izdavanje odgovarajučih rešenja iz ove oblasti.Na osnovu ovakvih dosijea moguće je štampati tipske dokumente (rešenja, potvrde, dopisi i slično, kao i koverte i dostavnice tih dokumenata), koji se izdaju u službi koja se bavi ovom oblašću.
Takođe, moguće je štampanje izveštaja iz ove evidencije (dopis ministarstvu, pregled zahteva i primaoca i drugo).
Na osnovu ovih dosijea, podacima o procentualnim odbicima (porezi i doprinosi), iznosu bruto i neto naknada preduzećima (pravna lica) po ovom osnovu na mesečnom nivou. Na osnovu ovih podataka štampaju se virmani za banke, kao i potvrde o korišćenju porodiljske naknade.
Postoje i izveštaj refundacija zarada porodilja zaposlenih u privatnim preduzećima, isplate naknada zarada porodiljama vlasnicama radnji, i obrasci NZ-2 i NZ-3.

RODITELJSKI DODATAK

Slično modulu za porodiljske dodatke, ovde se vode postupci i izdaju rešenja iz specifičnih oblasti roditeljskih dodataka.
Na osnovu ovakvih dosijea moguće je štampati tipske dokumente (rešenja, potvrde, dopisi i slično, kao i koverte i dostavnice tih dokumenata), koji se izdaju u službi koja se bavi ovom oblašću. Takođe, omogućeno je štampanje izveštaja iz ove evidencije (dopis ministarstvu, pregled zahteva i primaoca i drugo).

KADROVSKA EVIDENCIJA

Ovaj modul pokriva sve poslovne procedure i evidencije o radnicima uprave i personalne službe. Ovde se vodi evidencija o zaposlenim radnicima, njihovim zaposlenjima, odsustvima i kreiranje razne vrste rešenja, zatim podacima o srodnicima, godišnjim odmorima, razne vrste izveštaja.
Postoji ogućnost integracije ovog modula sa modulom za obračun zarada i modulom elektronske evidencije radnog vremena.

ELEKTRONSKA EVIDENCIJA RADNOG VREMENA

Aplikacija za evidenciju radnika služi za utvrđivanje broja sati koje zaposleni provode na svojim radnim mestima, formiranje izveštaja o njihovom prisustvu, odnosno odsustvu, kao i za štampanje kartica radnika.
Sistem koji podrazumeva i odgovarajuće hardversko rešenje – izdvojeni računar sa bar kod čitačem i web kamerom. Ovako opremljen računar treba da stoji na ulazu u zgradu opštine, zaposleni dobiju svoje identifikacione kartice sa jedinstvenim bar kodom, i pri ulasku, odnosno izlasku, vrši se očitavanje kartice i generiše se fotografija u momentu očitavanja kartice, koja se čuva u bazi i prikazuje u odgovarajućim izveštajima.
Na ovaj način sprečava se zloupotreba kartica i omogućava kontrola prisutnosti i korišćenja kartica zaposlenih. Sistem omogućava razlikovanje privatnih od službenih izlazaka, definisanje raznih vrsta odsustava (bolovanja, godišnji odmori, slobodni dani i sl.), i daje razne vrste pregleda podataka i izveštaja. Na osnovu tih podataka mogu se dobiti različiti izveštaji o prisustvu, odnosno odsustvu radnika, koji se kasnije mogu koristiti za obračun zarada.
Kroz aplikaciju se takođe mogu ažurirati podaci o radnicima i mogu im se štampati kartice za otkucavanje u uređaju za evidenciju dolazaka i odlazaka.

EVIDENCIJA RADNIH KNJIŽICA

Kroz ovaj modul treba voditi evidenciju izdatih radnih knjižica, kao i evidenciju upisa promena u radne knjižice. Na osnovu unetih podataka o podnosiocu zahteva, moguće je odštampati popunjen zahtev za izdavanje, odnosno izmenu podataka pri čemu stranka samo treba da stavi potpis. Takođe je moguće i štampanje potvrde da lice nema izdatu radnu knjižicu.Omogućen unos arhivskih podataka o knjižicama preuzetim na čuvanje od nekog pravnog lica.

JAVNO PRAVOBRANILAŠTVO

Ovaj modul je namenjen radu stručnih službi za pravnu zaštitu imovinskih prava i interesa opštine. U potpunosti mora biti prilagođen važećim propisima iz oblasti rada pravosudnih organa i u skladu sa "Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.
Sve tužbe, žalbe, podnesci, dopisi, takse, pozivi za ročišta prvo stižu u pisarnicu kao jedan od najvažnijih delova Javnog pravobranilaštva, odnosno deo u kom se obavlja najveći deo posla vezan za obradu predmeta. Dalja obrada predmeta se vodi kroz ostale opcije modula: kretanje predmeta, postupanje po predmetu, osnov spora, rešavanje, termini, združivanje, tako da ceo tok predmeta od njegovog otvaranja, dobijanja broja, određivanja pravobranioca do arhiviranja, mora biti ”ispraćen”.
Jedinstvenim imenikom je omogućueno da se na osnovu unetih podataka o licu, imena i prezimena, adrese, datuma rođenja, matičnog broja lakše pronađe to lice kao i svi podaci o predmetima za koje je to lice vezano.
Na osnovu različitih kriterijuma, kao što su broj predmeta, datum prijema, lice u predmetu, pravobranilac, adresa, osnov spora, veza sa predmetima van pravobranilaštva i veza unutar pravobranilaštva omogućena je pretraga predmeta.
Ukoliko dođe do presignacije pravobranioca treba da postoji mogućnost unosa novog, tako da se ima uvid u celokupnu istoriju kretanja predmeta.
Svi podaci evidentirani u pisarnici se automatski prosleđuju pravobraniocu, tako da on u svakom trenutku ima podatak šta se dešava na predmetu.
Svaki obrazac otkucan u daktilobirou vezan je za predmet koji je unet u pisarnici i pravobranilac ga ima ispred sebe.
Generički izveštaj predstavlja interni izveštaj koji omogućuje pregled i štampanje podataka na osnovu pretrage po različitim kriterijuma.
Izveštaji koji se prikazuju u okviru Javnog pravobranilaštva omogućavaju pregled primljenih predmeta po pravobraniocima, broj rešenih i nerešenih predmeta, finansijski izveštaj i izveštaj po pravanim licima

BUDŽETSKO POSLOVANJE

Budžetsko poslovanje predstavlja najkompleksniji modul finansijskog poslovanja lokalne uprave. Ovo je zapravo glavni modul koji je povezan sa svim ostalim modulima:

• Likvidaturom - preuzimanje ulaznih faktura i izvoda (deo vezan za trošak)
• Obračunom zarada - preuzimanje generisanih naloga nakon izvršenja obračuna
• Osnovnim sredstvima – preuzimanje naloga sa obračunatom amortizacijom i revalorizacijom
• Blagajnom – preuzimanje generisanih naloga blagajne na kraju svakog dana
• Fakturisanjem – preuzimanje izlaznih faktura
• Materijalnim poslovanjem – preuzimanje naloga nabavke materijala i naloga trebovanja materijala

Upravo ovakva veza među modulima olakšava radnicima posao i na taj način sam rad podiže na jedan viši nivo eliminišući dupliranje posla.

Zajedničke prednosti

• Jedinstvenost šifarnika od interesa (pravna i fizička lica, radnici...)
• Mogućnost administracije korišćenja funkcionalnosti u okviru pojedinačnih modula za svakog korisnika
• Automatsko izveštavanje o grešci po modulima putem e-mail-a

1. Budžetsko poslovanje

• Planiranje i praćenje realizacije budžeta direktnih kao i indirektnih korisnika.
• Mogućnosti vođenja knjiga za indirektne korisnike
• Grafički prikaz trošenja budžeta po ključnim ekonomskim klasifikacijama
• Mogućnost automatskog preuzimanja i pripreme za knjiženje izvoda iz UJP-a
• Evidencija dnevnog priliva na žiro-račun
• Izveštaji potrebni za ministarstvo finansija (obrasci 1-5, P/R, zaključni list...)
• Mogućnosti preseka stanja po svim kategorijama – sopstveno formiranje filtera/parametara za izveštavanje
• Automatsko zatvaranje godine - formiranje naloga početnog stanja
• Preuzimanje podataka drugih modula

2. Finansijsko poslovanje

• Mogućnost vođenja više knjiga (glavnih i pomoćnih)
• Grafički prikaz podataka od interesa
• Mogućnost automatskog preuzimanja i pripreme za knjiženje izvoda
• Mogućnosti preseka stanja po svim kategorijama – sopstveno formiranje filtera/parametara za izveštavanje
• Detaljno vođenje kupaca/dobavljača (kartice, zatvaranje stavki, raskid veza, IOS, IZS, priprema obračuna kamata...)
• Automatsko zatvaranje godine - formiranje naloga početnog stanja
• Preuzimanje podataka drugih modula

3. Finansijska likvidatura

• Evidencija ulaznih faktura po unapred ugovorenim obavezama, situacijama, avansima, zahtevima
• Veza sa pisarnicom (preuzimanje podataka od značaja – delovodni broj, broj fakture, podnosilac, iznos...)
• Više načina izvršenja obaveza (direktne uplate, krediti, cesije...)
• Uvid i odobrenje plaćanja prispelih obaveza od strane višeg menadžmenta
• Priprema virmana (naloga za prenos) / mogućnost elektronskog plaćanja
• Izveštaji o izvršenju dnevnih/mesečnih obavezama sa mogućnošću filtriranja i parametrizovanja izveštaja
• Izveštaji o avansima i njihovom izvršenju sa mogućnošću pravdanja, filtriranja i parametrizovanja izveštaja
• Potvrda izvršenih uplata/isplata u izvodu sa mogućnošću kategorizacije priliva po vrstama
• Veza sa glavnom knjigom

4. Osnovna sredstva

• Vođenje osnovnih sredstava za više korisnika
• Zvanična nomenklatura grupa i podgurpa osnovnih sredstava
• Prijava osnovnih sredstava u pripremi/izgradnji
• Veza sa finansijskom likvidaturom - preuzimanje podataka (ulazne fakture dobavljača, nabavne cene i datumi)
• Mogućnost povezivanja sa glavnom knjigom (priprema za knjiženje)
• Izveštaji rekapitulacije po osnovnom sredstvu, grupama i podgupama, kontima, zbirno...
• Izveštaji REV1, REV3, REV5

5. Materijalno poslovanje

• Praćenje stanja zaliha/cena po vrstama artikala
• Mogućnosti obračuna vrednosti zaliha po više metoda
• Veza sa finansijskom likvidaturom - preuzimanje podataka od značaja
• Mogućnost povezivanja sa glavnom knjigom (priprema za knjiženje)

6. Blagajna/Blagajna benzin bonova

• Praćenje ulaza/izlaza po unapred određenim spiskovima radnika
• Pravdanje akontacija radnika
• Štampa virmana za podizanje sa računa
• Štampa virmana za uplatu na račun
• Praćenje zaduženja po radnicima
• Praćenje putnih troškova
• Obrazac OPJ-1
• Dnevnik blagajne sa vrednosnim apoenima
• Mogućnost povezivanja sa glavnom knjigom (priprema za knjiženje)

POSLOVNO UPRAVLJAČKI MODUL

Modul namenjen menadžerskoj strukturi opštine koji na jednom mestu objedinjuje izveštaje iz svih delova sistema i prikazuje ih u formi statističkih izveštaja i pregleda.
Omogućava da se na jednom mestu prati rad svih modula. Izveštaji iz svih modula su ovde objedinjeni i za svaki od njih postoji grupa izveštaja koji se mogu jednostavno pogledati.
Generisanje izveštaja se vrši na osnovu zadatih kriterijuma, uz mogućnost kombinovanja kriterijuma. Takođe treba da postoje polja za podešavanje margina, kao i veličine i orijentacije papira

E-UPRAVA - INTRANET (INFOKIOSK), INTERNET (WEB PORTAL), SMS SERVIS, FAX SERVIS

INFO KIOSK je uređaj - računar sa ekranom osetljivim na dodir, koji omogućava da građani na jednostavan način dođu do informacija o funkcionisanju opštinske, odnsono gradske uprave.
Info kiosk se postavlja na nekom lako dostupnom mestu o opštini, odnosno gradskoj većnici. Aplikacija koja podržava njegov rad, treba da ponudi nekoliko opcija za pretraživanje – osoba, službi, kancelarija – zatim, mogućnost izbora i štampanja obrazaca koje građani popunjavaju i podnose na opštinskim šalterima. Na info kiosku se takođe nalazi i „oglasna tabla“ sa vestima i obaveštenjima o promenama i novostima u funkcionisanju lokalne uprave

SMS SERVIS podrazumeva slanje informacija građanima o statusu njihovog zahteva ili obaveštenja o rešavanju određenih zahteva, ukoliko se građanin registruje u informacinom sistemu.

WEB PORTAL Pristupom internet delu informacionog sistema građani mogu pristupati značajnim informacijama vezanim za poslovanje lokalne uprave ili pristupati ličnim podacima na moderan i jednostavan način.
Da bi građanin koristio pristup internet modulu informacionog sistema potrebna je registracija korisnika u sistemu. Treba da postoji funkcija dodeljivanja jedinstvenog identifikacionog broja "PIB" (Personalni identifikacioni broj). Ovom funkcijom se građaninu dodeljuje jedinstveni identifikacioni broj za pristup internet modulu koji je poznat samo građaninu. Proces generisanja tog broja je urađen tako da on nije poznat čak ni administratoru sistema. Broj je sačuvan kao kriptovani podatak u bazi podataka.
Neke od informacija koje su dostupne građaninu preko internet modula su:

• Vodič kroz opštinu – sadrži osnovne informacije o opštini, zatim pregled strukture SO po odeljenjima – sa spiskom službenika po kancelarijama i brojevima telefona. Ovde se takođe, nalaze i razna obaveštenja i novosti vezane za rad opštinske uprave.
• Predmeti i zahtevi - odabirom ove opcije građanin može da proveri status svih svojih zahteva sa detaljnim informacijama o rokovima rešavanja, prezimenu i imenu referenta koji rešava zahtev itd... Ovde se nalaze i lični podaci, a ulazak zahteva identifikaciju. Sa ovog mesta, prosleđuju se zahtevi opštinskoj upravi. Na ovaj način građanin može elektronskim putem da uputi zahtev (npr. zahtev za izdavanje izvoda iz matične knjige rođenih, itd...)
• Dokumentacija – sadrži pregled dokumentacije potrebne za pokretanje bilo kog postupke pred organima opštinske uprave. Izborom odeljenja iz strukture SO, dobije se spisak svih poslova koje oni obavljaju, a izborom konkretnog posla, spisak dokumentacije i predradnji potrebnih za obavljanje tog posla.
• Birački spisak - građanin može da proveri svoje stanje na biračkom spisku
• SMS Komunikacija - na ovaj način građanin može da se registruje da želi da dobija informacije o statusu svojih predmeta putem SMS poruka. Takođe, mogu da mu stižu i novosti iz SO, ako to želi.
• Administracija – opcija dostupna samo administratoru sistema, i služi za ažuriranje sadržaja internet portala.

FAX SERVIS omogućava pretraživanje i pregled primljenih faxova. Cilj ovog modula je da omogući lakše pretraživanje i pregled pristiglih faksova. Korisnik Fax servisa može na veoma jednostavan način da koristi aplikaciju i da u svakom trenutku ima uvid u pristigle dokumete.

Ovoj grupi pripadaju sledeći moduli:

Adminitracija dokumenata
Kroz ovaj modul se dodaju novi i menjaju postojeći šabloni dokumenata koji se koriste u drugim modulima IS Herrmes.

Administracija korisnika sistema
U ovom modulu se dodaju i menjaju podaci o radnicima, dodeljuju i menjaju prava korisnika IS Hermes. Takođe se kroz ovaj modul može resetovati korisnička lozinka. U modulu postoje i opcije za rad sa organizacionom strukturom, kao podešavanje sistema prava pristupa predmetima od strane refernata/obrađivača.

Postoje i izdvojeni moduli za kreiranje administratora sistema i promenu lozinke

Softverski moduli za Evidenciju javnih prihoda omogućavaju evidentiranje i obračun svih lokalnih javnih prihoda, vođenjem kompletne analitike zaduženja i uplata po poreskim obveznicima. Ovakav način evidencije obezbeđuje jednostavan i efikasan uvid u stanje zaduženja i naplate lokalnih javnih prihoda po obračunskim periodima. Implementacijom ovog rešenja građani dobijaju transparentan sistem naplate lokalnih javnih prihoda, zaposleni koji rade na tim poslovima na jednostavan i efikasan način vrše ažuriranja i obračune, a opštinska uprava dobija kvalitetan alat kojim će potpuno urediti sistem naplate lokalnih javnih prihoda.
Moderan sistem omogućava plaćanje poreskih obaveza i putem SMS poruka.
Poreski moduli su deo integralnog informacionog sistema „Hermes“, čime se omogućava korišćenje zajedničkih registara objekata, pravnih i fizičkih lica, adresnog registra, registra stanovnika, biračkog spiska...

Evidencija javnih prihoda

• Zavođenje poreskih prijava za sve vrste javnih prihoda (lokalne komunalne takse, samodoprinos, boravišna taksa)
• Evidencija uplata, raščišćavanje depozita (povezivanje nepoznatih uplata)
• Elektronsko preuzimanje izvoda
• Obračun kamata
• SMS Servis – slanje SMS poruka obveznicima o iznosu njihovog duga
• Izveštaji – Kartica zaduženja, priliva, poreskih obveznika...
• Specijalizovani izveštaji, grafički prikaz...

Porez na imovinu

• Unos poreske prijave za pravna lica (PPI-1), fizička lica (PPI-2) i poljoprivrednike
• Dva načina za obračun zaduženja:
• Grupni obračun – obračun za sve unete prijave
• Pojedinačni obračun – obračun za određenog obveznika
• Evidencija uplata, raščišćavanje depozita (povezivanje nepoznatih uplata)
• Elektronsko preuzimanje izvoda
• Formiranje rešenja – omogućava štampu rešenja, s tim da se korisniku ostavlja mogućnost da sam formatira rešenje
• Štampa virmana, mogućnost elektronskog plaćanja
• Izveštaji – Pregled prijava, vlasništva, zaduženja, kartice
• Specijalizovani izveštaji, grafički prikaz...
• Moćunost integracije sa ostalim modulima (pisarnica, finansijski moduli...)

Naknade za korišćenje građevinskog zemljišta

• Obračun zaduženja na osnovu prethodno unetih podataka vezanih za obveznike i objekte
• Omogućava štampu rešenja, obaveštenja i opomena
• Mogućnost formatiranja teksta za rešenja, obavešenja i opomene.
• Evidencija uplata, raščišćavanje depozita (povezivanje nepoznatih uplata)
• Štampa virmana, elektronsko plaćanje
• Izveštaji – Kartica zaduženja, analitike, kamatni list, itd.
• Specijalizovani izveštaji, grafički prikaz...

Naknade za zaštitu i unapređenje životne sredine

• Evidencija zaduženja za delatnosti koje narušavaju životnu sredinu (izduvni gasovi, otpad, itd.)
• Obračun zaduženja – pojedinačno i zbirno
• Formiranje rešenja i opomena
• Mogućnost formatiranja teksta rešenja i opomena
• Evidencija uplata, raščišćavanje depozita (povezivanje nepoznatih uplata)
• Štampa virmana, elektronsko plaćanje
• Izveštaji – Kartica analitike
• Specijalizovani izveštaji, grafički prikaz...